Poznań i Wielkopolskabiuro@itsupplier.pl

+48 739 063 204Bezpłatna konsultacja

Strona główna/Co rozwiązujemy/System obsługi zamówień

BEZPŁATNA ANALIZAStatus zamówienia bez dzwonienia

System do obsługi zamówień, który pokazuje status bez dzwonienia

Zamówienie przychodzi mailem, ktoś je przepisuje do Excela, drukuje kartkę dla produkcji, a potem klient dzwoni z pytaniem, kiedy dostanie towar. Żeby odpowiedzieć, trzeba obejść pół firmy. Budujemy systemy, w których każde zamówienie ma jedno miejsce, jeden status i jasną odpowiedzialność na każdym etapie.

Umów bezpłatną konsultację →
Zobacz przed i po
  • Bez specyfikacji na start
  • Wycena przed podpisaniem
  • Wdrożenie etapami

W SKRÓCIE

System obsługi zamówień szyty na miarę zbiera wszystkie zamówienia w jednym miejscu, z etapami dopasowanymi do procesu firmy, odpowiedzialnością i historią zmian. Status każdego zamówienia jest widoczny od ręki, bez telefonów.

Dane: przeciętny pracownik umysłowy spędza ok. 1,8 godziny dziennie na szukaniu i zbieraniu informacji (McKinsey Global Institute, „The social economy”, 2012).

Objawy

Objawy, które znamy

  • Zamówienia przychodzą różnymi kanałami: mailem, telefonicznie, przez handlowców, i każdy kanał jest obsługiwany inaczej.
  • Te same dane są przepisywane z maila do Excela, z Excela do programu księgowego, a potem na kartkę dla produkcji.
  • Nikt nie wie od razu, na jakim etapie jest zamówienie. Trzeba zapytać konkretną osobę.
  • Gdy ta osoba jest na urlopie, wiedza o zamówieniach wyjeżdża razem z nią.
  • Błędy w ilościach, wymiarach albo adresach wychodzą dopiero przy wysyłce lub reklamacji.
  • Klienci dzwonią z pytaniem o status, a odpowiedź zajmuje kilka telefonów wewnątrz firmy.

Przed i po

Ten sam proces. Zupełnie inny dzień pracy.

Z lewej: maile, kartki, stary Excel i telefony. Z prawej: każde zamówienie w jednym miejscu, ze statusem i terminem.

PRZEDPO

Przeciągnij suwak w lewo i w prawo. Dane na ekranie są fikcyjne.

Co budujemy

Co robimy

Najpierw rozrysowujemy, jak zamówienie naprawdę przechodzi przez firmę: od przyjęcia, przez przygotowanie i realizację, po wysyłkę i fakturę. Szukamy miejsc, w których dane są przepisywane, gdzie czekają i gdzie powstają błędy. Potem projektujemy uproszczony przebieg i budujemy system, który go wspiera.

Typowy system obsługi zamówień, który budujemy, obejmuje:

  • Jedno miejsce na wszystkie zamówienia, niezależnie od tego, jak przyszły.
  • Statusy i etapy dopasowane do Waszego procesu, a nie do szablonu z pudełka.
  • Przypisana odpowiedzialność: kto ma zamówienie teraz i do kiedy.
  • Powiadomienia dla zespołu i, jeśli trzeba, dla klienta.
  • Historia zmian, czyli kto, co i kiedy zmienił.
  • Integracja z programem księgowym, magazynowym lub sklepem, żeby dane wpisywać raz.

Efekt

Co zyskujesz

  • Status każdego zamówienia widoczny od ręki, bez telefonów.
  • Mniej błędów, bo dane wpisuje się raz.
  • Firma, która działa także wtedy, gdy kluczowa osoba jest na urlopie.
  • Podstawę do dalszych usprawnień: panelu B2B, planowania produkcji, raportów.

Z NASZYCH WDROŻEŃ

ok. −70%

telefonów o status zamówienia

W jednej z firm produkcyjnych zaczęliśmy od konfiguratora produktów, a skończyliśmy na systemie, który prowadzi zamówienie od oferty, przez płatność, aż po zlecenie produkcyjne i harmonogram. Liczba telefonów o status zamówienia spadła o ok. 70%, bo klient widzi status w swoim panelu.

Zobacz case study →

Jak zaczynamy

Jak zaczynamy

  1. Bezpłatna rozmowa o tym, jak dziś obsługujecie zamówienia.
  2. Bezpłatna wizyta i wstępna analiza na miejscu.
  3. Koncepcja z zakresem, efektem i ceną.

Kalkulator strat

Ile kosztuje Was ręczna obsługa zamówień?

Przesuń suwaki. Policzymy, ile rocznie kosztuje firmę ręczne przepisywanie danych, szukanie informacji i dopytywanie o status.

5
Biuro, handlowcy, kierownicy, planiści
5 h
Według McKinsey to średnio ok. 9 h tygodniowo samego szukania informacji
60 zł
Wynagrodzenie brutto z kosztami pracodawcy
Tracicie rocznie około
78 000 zł
1 300 hgodzin pracy rocznie
0,8etatu zajętego przepisywaniem

Szacunek poglądowy: osoby × godziny × 52 tygodnie × koszt godziny. Nie obejmuje kosztów błędów i straconych zamówień.

Sprawdźmy, ile da się odzyskać →

FAQ

Pytania i odpowiedzi

Jeśli Wasz proces jest typowy, często wystarczy, i wtedy to powiemy. Własny system ma sens, gdy zamówienia mają specyficzne etapy, warianty albo zależności, których gotowe programy nie obsługują bez obejść.

W większości przypadków tak. Sprawdzamy to na etapie wstępnej analizy i uwzględniamy w koncepcji.

Projektujemy system razem z osobami, które będą go używać, i szkolimy zespół przy wdrożeniu. Dobrze zaprojektowany system oszczędza im pracę, więc zwykle przyjmuje się szybciej, niż zakładają właściciele.

Zależy od zakresu. Wdrożenia, które realnie porządkują obsługę zamówień, zaczynają się od ok. 50 tys. zł netto.

Zobacz też

Panel B2BIntegracje i automatyzacjaCase study: od konfiguratora do systemu produkcyjnegoJak pracujemy

Bezpłatna konsultacja

Opowiedz nam, gdzie dziś pojawia się problem

30 minut rozmowy, bez zobowiązań i bez sprzedawania aplikacji. Po rozmowie będziesz wiedzieć, czy i od czego warto zacząć.

Umów bezpłatną konsultację →
Zadzwoń: +48 739 063 204
  • Wstępna analiza procesu jest bezpłatna.
  • Oddzwaniamy w ciągu jednego dnia roboczego.
  • Mówimy wprost, jeśli lepszy będzie gotowy program.