Excel to jedno z najlepszych narzędzi, jakie może mieć mała firma. Jest elastyczny, wszyscy go znają i można w nim zbudować prawie wszystko. Problem w tym, że firma rośnie, a arkusz, który kiedyś był wygodnym skrótem, z czasem staje się systemem, na którym opiera się cała firma. Nikt go tak nie zaprojektował i nikt nie odpowiada za niego w pełni.
Oto siedem sygnałów, że ten moment już nastąpił.
1. Tylko jedna osoba naprawdę rozumie „ten plik”
Formuły, ukryte kolumny, makra i zakładki dodawane przez lata. Gdy ta osoba jest na urlopie, część pracy staje albo robi się ją „na oko”. To nie jest problem z Excelem, tylko z ryzykiem: kluczowa wiedza firmy jest w głowie i pliku jednej osoby.
2. Te same dane wpisujecie kilka razy
Zamówienie z maila do Excela, z Excela do programu księgowego, potem na kartkę dla produkcji. Każde przepisywanie kosztuje czas i jest okazją do pomyłki. Jeśli w Twojej firmie te same dane trafiają w trzy miejsca, to sygnał, że procesowi brakuje jednego źródła informacji.
3. Żeby poznać status, trzeba zadzwonić
Klient pyta, na jakim etapie jest zamówienie. Żeby odpowiedzieć, ktoś dzwoni na produkcję, ktoś inny sprawdza magazyn. Gdy informacja o statusie nie jest nigdzie zapisana na bieżąco, firma odpowiada wolniej i bardziej się męczy.
4. Pracujecie na różnych wersjach pliku
„Cennik_final_v3_POPRAWIONY.xlsx” na dysku, inna wersja w mailu u handlowca. Gdy kilka osób edytuje dane, a pliki krążą, prędzej czy później ktoś poda klientowi złą cenę albo termin.
5. Błędy wychodzą dopiero u klienta
Zły wymiar, pominięta pozycja, nieaktualny adres. W arkuszu łatwo wpisać coś, co nie ma sensu, bo nic tego nie sprawdza. Jeśli reklamacje często wynikają z pomyłek przy przepisywaniu, problemem jest proces, a nie staranność ludzi. Badania to potwierdzają: w audytach arkuszy kalkulacyjnych błędy znaleziono w 88% badanych plików (R. Panko, University of Hawaii, 2008).
6. Raport dla zarządu to praca na pół dnia
Zbieranie danych z kilku plików, wklejanie, sprawdzanie, czy liczby się zgadzają. W efekcie raport dla zarządu powstaje rzadko i jest nieaktualny w dniu przygotowania. Właściciel podejmuje decyzje na podstawie liczb sprzed miesiąca.
7. Plik „nie wyrabia”
Działa coraz wolniej, czasem się psuje, nie da się w nim pracować w kilka osób jednocześnie. To najprostszy, techniczny sygnał, ale zwykle pojawia się na końcu, gdy poprzednie sześć jest już obecne od dawna.
Co z tym zrobić? Najpierw proces, potem narzędzie
Kusząca odpowiedź brzmi: „kupmy system”. Zanim jednak wybierzesz jakiekolwiek narzędzie, warto odpowiedzieć na trzy pytania:
- Jak naprawdę wygląda proces? Nie jak powinien wyglądać, tylko jak działa dziś: kto, co, kiedy i gdzie wpisuje.
- Które kroki są zbędne? Często część przepisywania i kontroli da się po prostu usunąć.
- Gdzie jest największa strata? Zacznij od jednego miejsca, które boli najbardziej, a nie od cyfryzacji całej firmy naraz.
Dopiero wtedy wiadomo, czy wystarczy lepiej zorganizowany arkusz, gotowy program, czy rozwiązanie szyte na miarę. Każda z tych odpowiedzi może być właściwa. Orientacyjne koszty opisujemy na stronie Ile kosztuje system dla firmy.
Rozpoznajesz swoją firmę?
Jeśli zgadzasz się z trzema lub więcej punktami, porozmawiajmy. Bezpłatnie przyjedziemy, przyjrzymy się procesowi i powiemy szczerze, czy i od czego warto zacząć. Możesz też najpierw zrobić 2-minutowy test.