Firma informatyczna nie odbiera telefonów, rachunki rosną, a nikt nie potrafi powiedzieć, czy kopie zapasowe działają. Mimo to wiele firm odkłada zmianę, bo boi się przestoju i utraty dostępów. Niepotrzebnie: dobrze przeprowadzone przejęcie IT jest dla zespołu niezauważalne.
1. Sprawdź umowę
Znajdź okres wypowiedzenia i zapisy o przekazaniu dokumentacji oraz haseł po zakończeniu współpracy. Jeśli umowy nie ma albo jest ogólna, tym ważniejszy jest punkt 2.
2. Upewnij się, że jesteś właścicielem
To najczęstsza pułapka. Sprawdź, na kogo są zarejestrowane:
- domena firmy i konto u rejestratora,
- konto administratora Microsoft 365 lub Google Workspace i umowa na licencje,
- firewall, serwery i kopie zapasowe: hasła administratora i licencje,
- konta u dostawców: internet, hosting, oprogramowanie, gwarancje sprzętu.
Jeśli coś jest na koncie firmy informatycznej, poproś o przeniesienie przed wypowiedzeniem umowy, póki współpraca trwa.
3. Zbierz dostępy i dokumentację
Poproś o listę urządzeń, schemat sieci, hasła administracyjne, opis kopii zapasowych i konfigurację firewalla. Nowy dostawca powinien przygotować listę tego, czego potrzebuje. W naszym kreatorze przejęcia IT zbieramy to na starcie, bez pytania o hasła w formularzu.
4. Monitoring i audyt przed dniem przejęcia
Nowy dostawca instaluje swoje narzędzia do monitoringu i zdalnej pomocy, sprawdza kopie zapasowe testem odtworzenia i spisuje ryzyka. Dzięki temu w dniu przejęcia zna środowisko, a nie uczy się go na awarii.
5. Dzień przejęcia
Od ustalonego dnia zgłoszenia trafiają do nowego dostawcy. Zespół dostaje jedną wiadomość: nowy numer, adres i sposób zgłaszania. Tego samego dnia zmieniamy hasła administracyjne i usuwamy dostępy poprzedniej firmy.
6. Pierwsze 30 dni
Najpierw rzeczy krytyczne: kopie zapasowe, MFA, aktualizacje, systemy bez wsparcia producenta. Potem porządki w licencjach i dokumentacji. Po miesiącu dostajesz raport: co znaleźliśmy, co poprawiliśmy i co zostało w planie. Kondycję swojego IT przed zmianą możesz ocenić w IT Health Score.
Lista kontrolna
- Okres wypowiedzenia i zapisy o przekazaniu dokumentacji.
- Domena, konto administratora poczty i licencje na firmę.
- Hasła do firewalla, serwerów, kopii i Wi-Fi.
- Lista urządzeń i schemat sieci.
- Test odtworzenia kopii zapasowej.
- Data przejęcia i komunikat dla zespołu.
- Zmiana haseł i usunięcie starych dostępów w dniu przejęcia.
Ile kosztuje stała opieka po zmianie, sprawdzisz w cenniku obsługi IT.