Poczta na home.pl długo wystarcza. Problem zaczyna się, gdy skrzynki się zapychają, maile trafiają do spamu, a zespół potrzebuje wspólnych kalendarzy, Teams i plików w chmurze. Wtedy firmy przenoszą się do Microsoft 365. Dobrze zaplanowana migracja trwa jeden weekend i nikt nie traci ani jednego maila.
1. Spisz, co masz na home.pl
Zrób listę wszystkich skrzynek, aliasów, przekierowań i ich rozmiarów. Sprawdź też, co jeszcze korzysta z domeny: strona internetowa, formularze wysyłające maile, sklep, drukarki skanujące do maila. Każda z tych rzeczy wymaga uwagi przy zmianie rekordów DNS.
2. Wybierz licencje
Dla większości firm wystarcza Microsoft 365 Business Standard (poczta, Teams, Office, OneDrive). Business Premium dodaje zarządzanie urządzeniami i zaawansowaną ochronę. Na skrzynki działowe, jak biuro@ czy faktury@, nie kupuj licencji: wystarczy bezpłatna skrzynka współdzielona. Ile możesz zaoszczędzić na licencjach, policzysz w kalkulatorze licencji.
3. Dodaj domenę i załóż konta
W centrum administracyjnym Microsoft 365 dodaj domenę i potwierdź ją rekordem TXT w panelu DNS home.pl. Nie zmieniaj jeszcze rekordu MX. Załóż konta użytkowników i skrzynki współdzielone z tymi samymi adresami, co na home.pl. Kilka dni przed przełączeniem obniż TTL rekordu MX, żeby zmiana rozeszła się szybko.
4. Skopiuj maile
Microsoft 365 ma wbudowaną migrację IMAP: podajesz serwer IMAP z panelu home.pl i dane skrzynek, a system kopiuje maile w tle, także te nowe. Uwaga: IMAP przenosi tylko pocztę. Kontakty i kalendarze trzeba wyeksportować osobno, np. z Outlooka do pliku i zaimportować na nowe konto.
5. Przełącz pocztę
Najlepiej w piątek po pracy. W panelu DNS home.pl ustaw:
- MX na adres podany przez Microsoft (kończący się na mail.protection.outlook.com),
- CNAME autodiscover na autodiscover.outlook.com, żeby Outlook i telefony skonfigurowały się same,
- SPF:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all. Jeśli strona na home.pl dalej wysyła maile, dodaj też jej serwer, - DKIM: dwa rekordy CNAME (selector1 i selector2) z panelu Microsoft Defender, potem włącz podpisywanie,
- DMARC: na start
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@twojafirma.pl, po kilku tygodniach zaostrz.
Po zmianie MX uruchom jeszcze jedną synchronizację, żeby dograć maile, które przyszły w trakcie. Poprawność ustawień sprawdzisz w teście SPF, DKIM i DMARC.
6. Poniedziałek: Outlook i telefony
Skonfiguruj Outlooka na komputerach i pocztę w telefonach, a zespołowi daj krótką instrukcję na pierwszy dzień. Włącz logowanie dwuetapowe (MFA) dla wszystkich kont, zaczynając od administratorów. Zostaw skrzynki na home.pl jeszcze na miesiąc jako zabezpieczenie, a potem wyłącz usługę.
Najczęstsze błędy
- Przełączenie MX w środku dnia pracy, gdy maile przychodzą do dwóch miejsc naraz.
- Zapomniane kontakty i kalendarze, bo migracja IMAP ich nie przenosi.
- Stary SPF wskazujący tylko home.pl, przez który nowe maile lądują w spamie.
- Formularz na stronie, który po zmianie przestaje wysyłać powiadomienia.
- Licencje kupione dla skrzynek działowych, które mogły być bezpłatne.
Zrobić samemu czy zlecić?
Przy kilku skrzynkach migrację da się zrobić samodzielnie z tą instrukcją. Przy kilkunastu i więcej, z kalendarzami, aliasami i telefonami, zwykle taniej jest zlecić ją komuś, kto robi to regularnie. Migrujemy pocztę do Microsoft 365 z wyceną przed startem i przełączeniem poza godzinami pracy.